Membuat laporan hasil kegiatan in house training (IHT) merupakan langkah penting untuk mengevaluasi dan dokumentasi keberhasilan pelatihan. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah praktis dalam membuat laporan yang informatif dan terstruktur.
Apa itu kegiatan IHT? Sebuah pelatihan internal yang biasanya dilakukan oleh perusahaan dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam berorganisasi serta bekerja. Kisaran jumlah peserta yang mengikuti pelatihan ini berjumlah 10 hingga 30 orang.
Tapi, bisa berjumlah kurang dari 10 peserta menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk menghemat budget, biasanya pelatihan diadakan di aula kantor. Setelah kegiatan selesai, ada penyusunan laporan dengan tata cara pembuatan yang akan dibahas pada uraian berikut.
Cara Membuat Laporan Hasil Kegiatan
Tidak sedikit orang bertanya, bagaimana cara membuat laporan hasil kegiatan? Terutama untuk kegiatan IHT. Bagi Anda yang sedang bingung membuat laporan seperti ini, bisa mengikuti langkah-langkah atau tata cara berikut:
1. Tinjau Materi Pelatihan
Langkah pertama, tinjau materi pelatihan in house training yang sudah selesai dijalankan. Ketika membahas tentang materi pelatihan, tergantung dari kebutuhan setiap perusahaan.
Terdapat beragam bentuk materi pelatihan, antara lain seminar, ujian, presentasi, lokakarya, penilaian reguler dan masih banyak lagi. Biasanya pemilihan materi disesuaikan dengan visi serta misi perusahaan terkait.
Penentuan materi bisa dilakukan bersama pihak trainer untuk mempermudah perancangan program. Atau bisa juga merancang programnya secara mandiri, sudah disiapkan oleh pihak perusahaan, tanpa bantuan pihak trainer atau provider training.
Kemudian mencari pihak trainer yang mampu membantu merealisasikan pelatihan dengan konsep tersebut. Karena dalam hal ini situasinya pelatihan sudah selesai dijalankan, saat membuat laporan Anda hanya tinggal meninjau materinya saja.
Nantinya materi in house training akan dituliskan pada bagian struktur program kegiatan dan secara spesifik pada jadwal kegiatan. Disertai dengan hari atau tanggal pelaksanaan penyampaian materi tersebut, waktu sekaligus narasumber.
2. Identifikasi Tujuan dan Hasil
Cara membuat laporan hasil kegiatan in house training selanjutnya adalah mengidentifikasi tujuan kegiatandan hasilnya. Setiap kegiatan IHT yang dilakukan tentu memiliki tujuan. Biasanya tujuan berkaitan erat dengan latar belakang pelatihan.
Secara umum, tujuannya bagi perusahaan adalah meningkatkan kualitas kinerja SDM atau tenaga kerja yang ada. Bisa juga tujuan lainnya adalah mengatasi berbagai permasalahan yang selama ini menjadi kendala bagi perusahaan terkait.
Nantinya tujuan IHT perlu dimasukkan ke dalam laporan beserta hasil yang diharapkan. Identifikasi hasil dalam konteks ini berhubungan dengan harapan apa yang diinginkan sesudah kegiatan IHT selesai.
3. Organisasi Laporan
Di dalam laporan hasil kegiatan in house training akan ada informasi organisasi kepanitiaan yang perlu dituliskan. Mulai dari penanggung jawab, pengarah, ketua panitia, sekretaris, bendahara hingga sie acara.
Sie acara terbagi lagi menjadi beberapa macam, mencakup penanggung jawab materi, humas, notulen, akomodasi atau perlengkapan, konsumsi serta dokumentasi. Tugas setiap panitia ini berbeda-beda.
Biasanya para anggota juga berperan dalam membantu tugas kepanitiaan. Apa saja tugas setiap panitia secara lebih spesifik biasanya ditemukan pada contoh laporan kegiatan in house training.
4. Evaluasi Peserta
Hal penting perlu dilakukan dari selesainya kegiatan IHT yaitu evaluasi. Salah satunya adalah evaluasi dari peserta. Isinya tentang evaluasi reaksi atau tingkat kepuasan peserta terhadap materi yang dibawakan.
Bukan hanya materi in house training saja, tapi juga metode pembelajaran dan trainer atau fasilitator. Dari hasil evaluasi memang yang diharapkan adalah mampu memenuhi kebutuhan peserta.
Selain itu, dari segi penyampaian materi diharapkan mudah dimengerti serta terasa menyenangkan dipelajari bagi para peserta kegiatan. Tapi, hal-hal seperti ini tidak akan diketahui secara pasti tanpa adanya respons feedback dari para peserta.
Biasanya setelah kegiatan in house training berakhir, akan ada angket yang diberikan kepada para peserta. Di mana mereka perlu menuliskan pesan, kesan, kritik dan saran terkait program yang sudah selesai dijalankan.
Mereka bisa menuliskan tingkat kepuasan terhadap pelatihan tersebut. Ketika ternyata tidak terlalu puas, dapat menyertakan alasan dan sarannya. Mendapatkan kesan pesan dari para peserta tidak hanya dapat dilakukan dengan metode pemberian angket.
Tapi, bisa ditanyakan secara langsung oleh trainer kepada para peserta pada sesi penutupan. Nantinya, ketika ada kritik dan saran yang dituliskan dalam laporan bisa dijadikan bahan evaluasi untuk pelatihan di masa mendatang.
5. Evaluasi Efektivitas
Dalam laporan hasil kegiatan in house training tidak hanya membahas tentang evaluasi para peserta saja. Tapi, juga evaluasi mengenai efektivitas kegiatan tersebut, apakah sudah sesuai dengan harapan atau belum.
Efektivitas dalam hal ini berhubungan erat dengan program pelatihan yang dilakukan apakah sudah sesuai tujuan. Manfaat lainnya dari evaluasi yaitu memperoleh pemahaman lebih baik dari hasil kegiatan yang telah selesai dilaksanakan.
Walaupun kegiatan yang dilakukan sudah direncanakan dengan baik, fakta lapangan tidak selalu demikian. Biasanya ada kendala tertentu yang membuat efektivitas IHT menjadi berkurang.
Untuk penyebab kendalanya sendiri bermacam-macam. Hal-hal seperti ini akan Anda temukan dalam contoh laporan kegiatan in house training. Pencantumannya mempermudah menentukan metode pelaksanaan program pelatihan yang lebih efektif.
Tujuannya tidak lain agar proses in house training ke depannya memiliki kualitas lebih bagus. Jadi, ketika ditemukan adanya ketidak efektivitasan atau kekurangan pada aspek tertentu, bisa dijadikan acuan supaya tidak terjadi lagi dipelatihan berikutnya.
6. Kesimpulan dan Rekomendasi
Langkah membuat laporan berikutnya yaitu berhubungan dengan kesimpulan dan rekomendasi. Bagian kesimpulan ini isinya mengenai pembahasan secara keseluruhan sekaligus saran atau rekomendasi.
Bagian ini meringkas isi keseluruhan dari laporan kegiatan. Pencantuman saran atau rekomendasi bertujuan untuk mengembangkan kegiatan supaya lebih baik lagi di kemudian hari.
Isi dari kesimpulan ini menginformasikan kepada para pembaca untuk mengetahui hasil akhir kegiatan yang sudah selesai dilakukan. Bentuk kesimpulan dan rekomendasi yang biasanya dituliskan bisa Anda lihat pada contoh laporan kegiatan in house training.
Ada banyak contoh tersedia di mesin pencarian internet. Dari beberapa contoh tersedia, dapat dijadikan referensi penyusunan laporan kegiatan in house training. Pastikan contoh dipilih dari sumber kredibel supaya penyusunan hasil laporannya tepat.
7. Lampiran dan Dokumentasi
Bagian terakhir perlu ada di dalam laporan adalah lampiran dan dokumentasi. Bagian ini berisikan berbagai dokumen yang perlu dilampirkan sebagai pendukung. Lampiran ini memuat data tambahan yang tidak disertakan di dalam naskah utama laporan.
Isinya bisa berupa gambar, tabel maupun foto. Termasuk juga foto dokumentasi selama pelatihan berlangsung. Mengenai berapa banyak halaman dokumen lampiran serta dokumentasi dalam laporan in house training menyesuaikan dengan kebutuhan.
Biasanya dokumen lampiran ini perlu disertakan untuk menunjang informasi atau pembahasan pada bagian sebelumnya. Seperti kita tahu terkadang informasi berupa tulisan saja dianggap kurang, sehingga perlu adanya tambahan dokumen lampiran.
Apakah Anda sedang bingung mencari penyedia pelatihan IHT, tapi khawatir mendapat yang berkualitas buruk? Dapatkan pelatihan in house training terpercaya dan berpengalaman bersama Ferdie Soethiono dengan cara menghubungi alamat email ferdie.leaderslead@gmail.com.
Baca juga : In House Training: Proposal dan Metode Pelatihan
