Mungkin saja Anda sudah pernah mengikuti berbagai seminar event. Entah itu seminar yang diselenggarakan oleh sekolah, perguruan tinggi, kantor maupun pihak lainnya.
Akan tetapi, pernahkah Anda menjadi bagian dari tim penyelenggara? Tentu pengalaman semacam ini akan terasa sangat berbeda jika dibandingkan hanya dengan menjadi peserta.
Mempersiapkan dan mengorganisir seminar yang sukses sendiri memerlukan perencanaan yang matang. Berikut adalah beberapa tips penting untuk membantu membuat seminar event yang sukses dan bermanfaat bagi semua peserta.
Langkah Sukses Membuat Seminar
Apa yang muncul di pikiran Anda ketika harus menjadi panitia penyelenggara seminar event? Apakah merasa gugup karena belum pernah melakukannya sama sekali? Lalu, apakah muncul kekhawatiran jika acaranya tidak akan berjalan lancar?
Semua rasa kekhawatiran itu memang sangat wajar, namun bukan berarti Anda harus tenggelam di dalamnya. Supaya semuanya nanti berjalan lancar dan hasilnya sesuai dengan ekspektasi, coba terapkan langkah-langkah berikut ini.
1. Tentukan Tujuan Seminar
Pertama-tama, Anda harus menentukan apa tujuan diadakannya event. Apa yang nantinya bisa didapatkan peserta setelah mengikuti acaranya. Tahap penentuan tujuan ini tidak boleh dilewatkan sama sekali.
Sebenarnya ketika ingin membuat acara apa saja, pasti harus memikirkan tujuannya terlebih dahulu. Sehingga mempunyai arahan tentang bagaimana menyiapkan acara nantinya.
Ketika melakukan tahap ini, Anda bisa mengajak para panitia untuk menyampaikan pendapat dan berdiskusi. Sehingga bisa merumuskan tujuan seminar event dengan baik.
Ada banyak sekali alasan yang dapat dipakai sebagai tujuan. Misalnya saja memperoleh leads, menjual produk atau layanan, mengedukasi masyarakat mengenai topik tertentu, menaikkan brand awareness dan lainnya.
Pastikan juga penentuan tujuan ini jelas dan detail. Sebab, tujuan ini akan sangat berpengaruh pada hasil dari seminar yang diadakan.
2. Identifikasi Target Audiens
Langkah berikutnya dalam membuat event ialah mengidentifikasi target audiens. Membidik target audiens ini sangat penting untuk dilakukan. Sebab, nantinya akan mempengaruhi berapa banyak peserta yang datang.
Apabila tidak menentukan target audiens, bisa saja peserta yang datang terlalu sedikit. Sehingga acaranya pasti akan terasa kurang menarik. Bahkan, mungkin saja tujuan dari seminarnya tidak tercapai.
Lantas, bagaimana cara menargetkan audiens ketika mengadakan contoh seminar event? Penentuan target audiens dapat disesuaikan dengan tema yang nantinya digunakan dalam acara.
Contohnya saja ingin membuat seminar terkait UMKM. Tentu tidak mungkin untuk menentukan target audiens mahasiswa kedokteran, bukan? Tidak mungkin juga memilih target audiens polisi atau TNI.
Setiap target audiens pasti mempunyai pola pikir dan ketertarikan tersendiri. Misalnya saja seorang mahasiswa ekonomi tentu akan tertarik dengan tema bisnis. Sementara mahasiswa sastra cukup tertarik dengan tema literasi.
Ketika salah menentukan target audiens, tentu peserta nanti akan mempunyai ketertarikan yang rendah pada seminarnya. Jadi, pastikan target audiens cocok dengan tema seminarnya.
3. Pilih Topik yang Menarik
Selanjutnya, apa lagi langkah langkah dalam membuat seminar? Langkah selanjutnya ialah menentukan topik yang menarik. Anda perlu memikirkan topik yang menarik, relevan dan up to date.
Sehingga seminarnya bukan hanya diperlukan oleh audiens namun juga membuat mereka tertarik untuk mengikutinya. Topik yang menarik pasti akan membuat peserta lebih betah dan nyaman dalam mengikuti seminarnya. Seperti ini cara menentukan topiknya.
· Relevansi dan Kepentingan Seminar
Pertama-tama, perhatikan dahulu relevansi dan kepentingan event yang diselenggarakan. Contohnya ingin membuat acara untuk mahasiswa fakultas pendidikan. Maka, topiknya dapat berupa ilmu pendidikan yang bermanfaat bagi mahasiswa.
· Mengenali Isu yang Sedang Berkembang
Selanjutnya, kenali isu yang sedang berkembang terkait topik contoh seminar event. Silahkan melakukan riset untuk menemukan apa isu yang sedang ramai dibicarakan oleh masyarakat.
Ketika menemukan isu yang sedang populer, akan membuat seminar terasa lebih menarik. Jika hanya membahas teori atau pemikiran saja, tentu akan terasa membosankan bagi sebagian audiens.
· Memastikan Seminarnya Bermanfaat
Terakhir, Anda harus memastikan seminarnya nanti akan bermanfaat bagi peserta. Tentu audiens yang tertarik mengikuti suatu acara menginginkan manfaat. Mereka tidak ingin mengikuti acara lalu ternyata hanya membuang-buang waktu karena tidak ada manfaatnya.
4. Rencanakan Agenda dengan Baik
Langkah penting yang tidak boleh dilewatkan dalam membuat seminar event adalah merencanakan agenda. Agenda ini memuat daftar atau urutan acara beserta waktu dan durasinya.
Agenda ini bisa menjadi patokan bagi panitia untuk mengatur kapan mulai atau selesainya suatu acara. Misalnya saja kapan waktu dimulainya sesi tanya jawab, kapan waktu dimulainya seminar, dan lainnya.
Karena ada agenda, panitia bisa mengatur jalannya seminar event dengan lebih baik. Jadi, acaranya akan berjalan lancar mulai dari tahap pembukaan sampai penutupan.
Narasumber juga tidak akan dibingungkan dengan jalannya acara. Narasumber bisa mendapatkan pengarahan dari panitia kapan mulai menyampaikan materi, kapan menerima pertanyaan dari peserta, termasuk kapan bisa pulang.
Ketika seluruh kegiatan dituliskan dalam agenda secara detail, acara juga akan berlangsung tepat waktu. Jadi, jangan sampai melupakan aktivitas membuat agenda ketika hendak menyelenggarakan seminar.
5. Undang Pembicara Berkualitas
Ketika ingin mengadakan contoh seminar event, jangan sampai memilih pembicara atau narasumber dengan sembarangan. Pembicara harus menguasai dan berkompeten dalam bidang yang dijadikan topik seminar.
Ketika seorang pembicara mempunyai kompetensi di bidang terkait, tentu akan mampu menyampaikan materi presentasinya secara tepat. Kemudian juga memberikan manfaat bagi para peserta.
Selain memilih pembicara berkualitas dan berkompeten, pastikan juga memilih pembicara yang menarik serta sesuai dengan target audiens. Supaya peserta bisa menikmati acaranya tanpa merasa bosan atau mengantuk.
Contohnya saja ketika seminarnya dihadiri oleh mahasiswa. Tentu pembicara harus mempunyai jiwa muda dan pembawaannya santai. Sehingga mahasiswa akan antusias ketika mengikuti seminarnya.
6. Promosikan Seminar Secara Efektif
Jangan lupa mempromosikan seminar event secara efektif dan menarik. Tujuannya supaya ada banyak orang yang tahu mengenai acara tersebut. Ketika ada banyak orang yang mengetahui informasinya, tentu harapannya peserta nantinya juga cukup banyak.
Banyaknya peserta yang hadir juga bisa menjadi salah satu indikator keberhasilan suatu seminar. Ada beragam cara yang dapat dilakukan ketika melakukan promosi, misalnya mengandalkan platform media sosial.
Bisa pula dengan membagikan pamflet, selebaran atau iklan di beragam tempat berdasarkan target audiens. Pastikan promosinya tampak menarik misalnya menggunakan promosi yang mengandalkan visual seperti poster eye-catching atau video unik.
7. Siapkan Fasilitas dan Teknologi yang Memadai
Mirip dengan acara lainnya, seminar event juga memerlukan fasilitas dan teknologi. Keduanya sama-sama diperlukan oleh peserta, pembicara maupun panitia. Jadi, pastikan membuat daftar fasilitas dan teknologi yang harus dihadirkan.
Misalnya saja pembicara memerlukan fasilitas berupa microphone, kursi dan lainnya. Sementara peserta mungkin membutuhkan kursi dan penyejuk udara. Membuat daftar fasilitas dan teknologi juga akan memudahkan ketika pengembalian barang setelah seminar.
8. Evaluasi dan Perbaiki
Langkah terakhir dalam mempersiapkan seminar event adalah melakukan evaluasi untuk setiap langkah yang sudah dilakukan. Sehingga bisa meminimalisir kesalahan besar dalam menjalankan acara.
Tujuan paling akhir dari suatu seminar ialah rangkaian acara berjalan lancar dan sesuai dengan ekspektasi. Oleh sebab itu, diperlukan persiapan dan tips membuat seminar event seperti dalam artikel ini.
Pelajari lebih lanjut tentang mentor pelatihan public speaking workshop acara kampus. Klik disini untuk membaca artikel ini selengkapnya.
