Apakah ini pertama kalinya Anda membuat proposal seminar event? Lantas, apakah yakin nanti proposalnya langsung di-ACC oleh pihak peninjau acaranya? Bagaimana jika nantinya ditolak karena banyak kesalahan dalam menuliskannya?
Menulis proposal memang tidak semudah kelihatannya. Padahal, menulis proposal seminar yang baik dan meyakinkan merupakan langkah penting dalam merencanakan acara yang sukses.
Proposal seminar yang baik akan memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan, isi, dan manfaat acara tersebut. Berikut adalah panduan praktis untuk membantu Anda menulis event proposal seminar yang efektif.
Bagaimana Cara Menulis Proposal Seminar?
Ketika baru pertama kali membuat proposal seminar, pasti banyak kekhawatiran. Terutama khawatir proposalnya akan ditolak. Namun, sekarang sudah tidak perlu mengkhawatirkan hal semacam itu, karena bisa mengikuti panduan menulis proposal di bawah ini.
1. Pendahuluan dan Latar Belakang
Ketika hendak membuat seminar event proposal, Anda perlu mengawalinya dengan menuliskan pendahuluan dan latar belakang. Pada bagian ini, coba saja menguraikan alasan mengapa menyelenggarakan seminar tersebut.
Jelaskan alasannya secara detail, misalnya alasan ketika memilih tema atau topik yang diangkat dalam acara. Contohnya saja menjelaskan urgensi topik seminar yang diangkat, mencantumkan data pendukung mengenai fenomena terkait topik dan lainnya.
Biasanya pada bagian ini juga dicantumkan mengenai tujuan seminar event. Jadi, tuliskan apa tujuan atau target yang ingin dicapai dari terselenggaranya acara.
Akan tetapi, jangan menuliskan bagian pendahuluan dan latar belakang ini terlalu panjang. Cukup buat paling panjang sekitar 1, 5 halaman. Jangan sampai bagian ini terlalu panjang hingga membuat pihak peninjau lelah membacanya.
Ketika menuliskan bagian pendahuluan dan latar belakang pada proposal seminar event terlalu panjang, penjelasannya tidak akan tampak detail. Justru akan tampak bertele-tele, bahkan mungkin pihak peninjau tidak akan membaca proposalnya sampai selesai.
2. Deskripsi Acara
Selanjutnya Anda perlu menuliskan deskripsi acara secara singkat pada proposal. Cukup tuliskan ringkasan singkat mengenai acara seminar. Bagian ini digunakan sebagai pengantar rincian kegiatan seminar.
Pastikan untuk menuliskan deskripsi acara pada contoh seminar event proposal dengan kalimat yang singkat dan jelas. Akan tetapi, jangan sampai kalimatnya terasa membosankan.
Anda perlu menyusun kalimatnya hingga mampu menarik perhatian audiens untuk menghadiri seminarnya. Coba posisikan diri sebagai audiens untuk bisa menilai apakah kalimatnya sudah cukup menarik atau belum.
Bagaimana cara menulis proposal seminar? Coba masukkan poin-poin materi yang nantinya dipelajari dalam seminar supaya bisa menarik minat audiens. Pasti mereka akan tertarik untuk mengikuti acaranya jika terasa bermanfaat.
Mirip dengan bagian pendahuluan dan latar belakang, deskripsi acara juga perlu dituliskan tanpa terkesan bertele-tele. Pastikan untuk tidak menuliskannya terlalu panjang.
3. Manfaat Acara
Pada bagian manfaat acara dalam seminar event proposal, Anda perlu menuliskan manfaat dilaksanakannya kegiatan tersebut. Setiap jenis acara tentu mempunyai manfaat tersendiri. Ketika topik yang diangkat dalam seminar berbeda, tentu manfaatnya juga akan berbeda.
Biasanya perlu dicantumkan beberapa manfaat yang akan diperoleh ketika menuliskan proposal. Jadi, bukan hanya menuliskannya dalam satu kalimat. Supaya lebih jelas, mari mengenali contoh manfaat dari seminar tentang mahakarya lukisan tangan.
Melalui contoh manfaat di atas, apakah Anda sudah mempunyai pandangan dalam menulis proposal seminar event pada bagian manfaat? Silahkan rumuskan manfaatnya dengan baik supaya proposalnya lebih mudah di-ACC.
Apabila masih kurang memahami cara penulisan bagian manfaat ini, Anda bisa mempelajari berbagai contoh proposal di internet, terutama yang topiknya mirip.
4. Rencana Pelaksanaan
Selanjutnya, cantumkan rencana pelaksanaan pada proposal. Tuliskan rincian kegiatan di dalamnya secara detail dengan menguraikan setiap rencana kegiatan mulai dari sesi awal sampai sesi akhir.
Pastikan menuliskan secara rinci siapa saja yang menjadi pembawa acara, moderator, pembicara, bintang tamu termasuk pembagian waktunya. Bahkan, penulisan waktu istirahat juga tidak boleh ditinggalkan.
Selain itu, tuliskan pula tempat atau ruang di mana setiap kegiatannya berlangsung dalam seminar event proposal. Jangan sekedar menuliskan daftar kegiatannya saja.
Jadi, intinya tuliskan semua rencana pelaksanaan, mulai dari durasi untuk setiap kegiatan, tempat sampai siapa saja yang terlibat di dalam jadwal. Jangan sampai ada yang dilewatkan.
5. Anggaran dan Sumber Pendanaan
Rencana anggaran dan sumber pendanaan tidak boleh dilewatkan ketika membuat proposal seminar event. Setiap ingin membuat suatu acara, pasti membutuhkan dana. Sehingga mampu memenuhi seluruh peralatan maupun biaya untuk melancarkan acaranya.
Ketika ingin mengadakan seminar juga pasti memerlukan serangkaian peralatan teknis, administratif sampai biaya sewa gedung untuk dijadikan tempat acaranya. Jadi, tidak mungkin mengadakannya tanpa biaya sama sekali.
Sejumlah peralatan yang biasanya diperlukan dalam seminar event ialah perlengkapan administratif berupa buku daftar hadir, lembar kerja peserta dan lainnya. Kemudian ada peralatan display berupa LCD projector, meja display, laser pointer, laptop dan lainnya.
Kemudian, tidak lupa ada peralatan meja dan kursi untuk peserta. Ada pula perlengkapan audio berupa audio projection, microphone, speaker dan lainnya.
Supaya lebih mudah dalam menuliskan anggaran dana di proposal seminar event, Anda dapat membuat kategori berdasarkan keperluan setiap bagian. Misalnya keperluan khusus panitia, pembicara hingga peserta.
Lantas, pastikan menuliskan harga peralatannya secara riil atau sesuai pasaran. Jangan melebih-lebihkan harganya sebab akan menimbulkan kecurigaan di mata pihak peninjau.
Biasanya pihak peninjau sudah banyak mengamati berbagai jenis proposal. Jadi, mungkin sudah cukup hapal mengenai harga berbagai perlengkapan. Jika Anda menuliskan harganya secara berlebihan, bisa saja proposalnya justru ditolak.
6. Tim Pelaksana
Ketika menuliskan proposal seminar event, tentu tidak boleh melewatkan tim pelaksana atau panitia. Tuliskan secara lengkap siapa saja orang yang bertanggung jawab dalam menjalankan kegiatan.
Tuliskan susunan nama kepanitiaannya secara lengkap, bukan sekedar nama. Tuliskan mulai dari nama anggota divisi sampai dengan nama ketua panitia.
Sebab, setiap posisi dalam kepanitiaan pasti mempunyai tugas dan tanggung jawab tersendiri. Sehingga, semua nama panitia dan posisinya juga harus dituliskan secara lengkap dalam proposal seminar event.
Nantinya pihak peninjau akan memahami secara lengkap berapa jumlah tim pelaksana, siapa ketuanya, siapa anggota dan apa saja divisi yang ada dalam seminar.
7. Evaluasi dan Tindak Lanjut
Bagian paling akhir dari penulisan proposal seminar event ialah evaluasi dan tindak lanjut. Biasanya kegiatan seminar tidak hanya berlangsung begitu saja. Namun, ada tindak lanjut setelah seminarnya selesai.
Jadi, jangan lupa juga merumuskan tentang evaluasi dan tindak lanjut dari pelaksanaan seminar. Rancang saja evaluasi dan tindak lanjut di bagian paling akhir proposal.
Dapatkan pelatihan public seminar terbaik dengan mentor berpengalaman bersama Ferdie Soethiono. Silahkan hubungi melalui ferdie.leaderslead@gmail.com.
Jika baru pertama kali menulis proposal seminar, pasti akan muncul banyak kekhawatiran. Supaya tidak merasa khawatir, cukup terapkan panduan penulisan proposal seminar event di artikel ini.
Baca juga : Berikut Manfaat Manajemen Waktu untuk Pelajar
