Pembicara seminar turut mempengaruhi kesuksesan jalannya sebuah acara seminar, maka dibutuhkan orang yang sudah profesional. Bisa-bisa tidak ada orang datang mengikuti seminar jika sampai salah pilih pembicara.
Selain pembicara, panitia pelaksana juga ikut andil terhadap kesuksesan. Kinerjanya harus berdasarkan perencanaan matang karena akan melibatkan banyak pihak. Jika tidak maksimal, pastinya sulit menarik audience untuk datang.
Panitia merupakan salah satu komponen penting dalam penyelenggaraan seminar. Mereka memiliki beragam tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan dengan baik agar acara berjalan lancar. Ingin tahu lebih detail tentang tugas-tugas panitia seminar dan pembicara seminar disebut apa? Simak penjelasan berikut!
Tugas Panitia Seminar
Siapa saja yang ada di seminar? Ini merupakan satu aspek yang perlu diperhatikan oleh panitia. Audience terutama, akan jadi acuan Anda dalam membuat perencanaan serta susunan acara. Singkatnya, tugas panitia adalah seperti di bawah ini.
1. Perencanaan acara
Sebagai penyelenggara, Anda tentu ingin audience bisa menikmati acara yang disampaikan pembicara seminar dari awal sampai akhir. Sebab jika tidak, pesan dan tujuan baik yang ingin disampaikan tidak akan terwujud. Maka perencanaan akan dibuat terlebih dahulu, berikut langkah mudahnya:
− Mencari inspirasi terkait konsep paling diminati
Acuannya adalah tren masyarakat. Mengingat seminar berkaitan dengan sesuatu yang sifatnya formal, sementara banyak orang lebih suka konsep nonformal dan lebih santai. Misalnya, dengan menyisipkan doorprize sebagai intermezo.
− Latar belakang event
Perencanaan sesuai latar belakang event, misalnya kegiatan berkaitan dengan kewanitaan karena mendekati momen Hari Kartini. Konsep tematik nantinya bisa menghadirkan pembicara seminar yang tepat, dan pesertanya juga lebih spesifik.
− Menyusun konsep dan tim
Dari modal dua langkah di atas, selanjutnya adalah menyusun konsep awal. Nantinya akan dievaluasi kembali hingga menghasilkan konsep akhir. Contohnya, memilih sponsor, membuat door prize, intermezzo atau gimmick, penyampaian materi dan sebagainya.
Konsep yang sudah siap, dilanjutkan dengan menyusun tim. Ketua panitia akan menunjuk orang-orang paling tepat untuk menyelesaikan job desc terkait acara yang akan diselenggarakan. Termasuk tim untuk mendatangkan pembicara seminar.
2. Pengelolaan anggaran
Pembicara seminar disebut juga mentor, dimana Anda harus membayar untuk mendapatkan ilmu berkaitan materi yang akan disampaikan. Ini harus masuk pada pengelolaan anggaran. Pengelolaan tidak maksimal sering menyebabkan pembengkakan, tentu Anda tidak ingin ini terjadi bukan?
Tugas panitia berkaitan dengan pengelolaan anggaran yang pertama adalah membuat daftar kebutuhan. Misalnya mendatangkan pembicara, doorprize, alat tulis, sewa tempat, souvenir dan lainnya.
Setelah penentuan kebutuhan, selanjutnya survey harga, dengan mengacu pada tarif terbaru dari pembicara seminar. Kemudian menyusun berdasarkan tingkat prioritas, mana yang membutuhkan anggaran paling tinggi. Dalam hal ini panitia juga akan membuat anggaran cadangan.
Tentunya tidak ingin terjadi kekurangan dana karena kesalahan hitung, tetapi jika sudah ada cadangan, risiko tersebut bisa segera diselesaikan. Setelah anggaran utama dan cadangan diperhitungkan, dilanjutkan dengan mencari sponsor.
3. Pemasaran dan promosi
Tugas panitia dalam seminar selanjutnya adalah membuat promosi yang jitu, sehingga mendatangkan banyak masa sebagai peserta seminar. Konsep sudah jelas, peserta jelas, artinya target pasarnya mudah dibidik.
Bagian yang bertugas melakukan pemasaran dan promosi ini bisa menggunakan berbagai metode. Paling cepat dan efisien tentunya memanfaatkan media online. Tidak banyak biaya yang diperlukan, tapi bisa menjangkau lebih banyak target audience.
Biasanya tim pemasar membuat poster online yang menarik. Menyebarkan informasinya minimal 2 minggu sebelum acara diselenggarakan. Dalam poster ditonjolkan siapa pembicara seminar yang akan datang untuk lebih menarik masa.
Selain online dilakukan juga secara offline menyesuaikan tema. Jika tema acara berkaitan dengan akademis, promosi dari kampus ke kampus. Jika temanya pemberdayaan wanita, promosi dari lingkungan terdekat memanfaatkan organisasi masyarakat seperti PKK.
4. Logistik
Tugas berikutnya adalah mengurusi keperluan logistic. Bagaimanapun pembicara seminar disebut juga tamu penting yang mendukung kesuksesan acara. Maka wajib dijamu dengan baik sebagai bentuk apresiasi sekaligus ucapan terima kasih.
Selain itu, panitia juga akan mengatur keperluan logistic untuk peserta. Pengadaannya tentu saja sudah menjadi tanggung jawab tim konsumsi. Tim ini berkoordinasi dengan bagian keuangan karena berkaitan dengan pemesanan, sesuai jumlah yang ditentukan.
Tim harus bisa memastikan logistic tersedia sebelum acara dimulai. Mengusahakan agar distribusinya merata, termasuk teknis untuk membagikan. Sehingga tetap tertib menjelang seminar dibuka, selama acara sampai selesai.
Selain konsumsi, keperluan peserta seperti alat tulis, tempat duduk, juga jadi salah satu tugas bagian ini. Kondisi tertib, teratur selama acara berlangsung akan menghadirkan kesan positif para audience juga pembicara seminar.
Ini menunjukkan profesionalitas para anggota tim. Kesuksesan ini nantinya akan jadi bekal untuk mengadakan agenda serupa di masa mendatang. Tentunya jadi lebih mudah lagi menggaet audience untuk datang.
5. Registrasi peserta
Registrasi atau pendaftaran peserta juga menjadi tanggung jawab panitia. Daya tarik pembicara seminar yang efektif menarik masa berpengaruh langsung terhadap mekanisme registrasi.
Semakin banyak jumlah peserta sebagai audience, semakin panjang prosesnya. Ini perlu diantisipasi oleh tim yang bertugas. Saat ini tracking peserta sudah lebih mudah jika mendaftar secara online.
Sistem akan langsung menghitung jumlah pendaftar, pendaftar langsung mendapatkan nomor peserta sebagai bukti registrasi. Termasuk jika seminar berbayar, maka kuitansi pembayaran sekaligus sebagai bukti registrasi.
Mekanisme secara online ini juga lebih mudah dalam pemantauan berapa jumlah seat tersisa, sebagai antisipasi membludaknya peserta. Dari data registrasi nantinya jadi acuan tim logistic untuk menyediakan keperluan peserta, panitia dan tentu saja pembicara seminar.
6. Humas
Tugas humas ini sebetulnya meliputi juga promosi, terutama jika memerlukan lobi-lobi kepada tokoh penting sebagai tamu undangan. Mendatangkan tokoh penting ini juga sekaligus menjadi daya tarik calon audience untuk datang.
Pekerjaan humas memastikan pembicara seminar dapat hadir sesuai waktu dan tanggal yang ditentukan. Bagian ini akan terus berkoordinasi memastikan keperluan calon pembicara terpenuhi tanpa kekurangan.
Kemudian juga, bertanggung jawab menyediakan tempat penyelenggaraan. Jika penyelenggaraan dalam lingkup kecil seperti jaringan perusahaan atau suatu yayasan akan lebih mudah.
Tetapi jika tema acara umum, dengan pertimbangan peserta dalam jumlah banyak, maka perlu menyediakan tempat memadai. Tugas humas yang akan mencarikan tempat paling representative.
Misalnya di hotel, aula kampus, gedung pertemuan serba guna, dan sebagainya. Selain menyediakan tempat, tugas humas juga terkait perizinan. Karena tentunya selain tempat, diperlukan area parkir kendaraan yang tidak jarang memakan badan jalan.
Jika lokasi penyelenggaraan berada dekat pemukiman, atau jalan umum, perlu melakukan lobi dan perizinan petugas keamanan setempat misalnya hansip. Tanggung jawab humas selanjutnya adalah memastikan keamanan acara, peserta, pembicara serta semua pihak yang terlibat.
Bingung membuat acara seminar spektakuler serta berkesan? Jangan sampai tidak ada peminat datang ke acara Anda. Dapatkan pembicara seminar public berpengalaman bersama Ferdie Soethiono. Cek langsung di web resmi atau hubungi ferdie.leaderslead@gmail.com untuk konsultasi dan pemesanan jasa.
Baca juga : Berikut 5 Topik Seminar Menarik untuk Mahasiswa
